Comment aviser le gouvernement après un décès au Québec : liste de vérification pour la RAMQ, la SAAQ, le RRQ et Revenu Québec

Quand une personne que vous aimez vient de décéder, la dernière chose dont vous avez besoin, c'est de fouiller les sites gouvernementaux un par un. Vous ne voulez pas non plus apprendre trois mois plus tard que la succession doit rembourser des versements de rente ou que les crédits d'impôt du conjoint survivant n'ont jamais été ajustés.

La bonne nouvelle : au Québec, un seul formulaire, rempli en même temps que la déclaration de décès, avise la plupart des ministères et organismes pour vous. Il s'appelle la Demande de transmission simplifiée de renseignements relatifs au décès, et bien des salons funéraires le désignent par son code de dossier, le DEC-102. La nouvelle un peu moins bonne : quelques avis importants demeurent la responsabilité du liquidateur, et certaines prestations, comme la prestation de décès du RRQ, doivent être demandées séparément.

Voici une liste de vérification utilisable telle quelle. Chaque organisme qui compte, avec les numéros de téléphone, les formulaires, les délais et ce qui arrive si vous sautez une étape. La plupart de ces démarches n'ont pas à se faire dans la première semaine. Faites les appels un à la fois, à votre rythme. (Une précision pour les lecteurs des autres provinces : en droit civil québécois, la personne qui règle la succession s'appelle le liquidateur, et non l'exécuteur testamentaire. Le rôle est le même.)

Qui aviser lors d'un décès au Québec : la liste de vérification rapide

Si vous n'avez que deux minutes, ce tableau résume tout l'article. Les sections qui suivent détaillent chaque ligne.

Gardez ce tableau avec les documents que vous rassemblez. Vous allez y revenir.

Ce que le formulaire de transmission simplifiée fait, et ce qu'il ne fait pas

La Demande de transmission simplifiée de renseignements relatifs au décès est remplie par le déclarant au salon funéraire, en même temps que la déclaration de décès. Elle autorise le Directeur de l'état civil à communiquer la date du décès à une série de ministères et d'organismes, québécois et fédéraux, d'un seul coup. Les renseignements sont transmis une fois le décès inscrit au registre de l'état civil. Votre directeur funéraire vous accompagne dans cette étape pendant la rencontre d'arrangements.

Cette seule démarche vous évite d'avoir à poster un certificat de décès à chaque ministère. C'est aussi pourquoi les familles qui passent par un salon funéraire ont rarement besoin d'acheter des certificats supplémentaires juste pour faire annuler des prestations. Pour la source officielle, le Directeur de l'état civil publie la liste complète des ministères et organismes avisés.

Avisés automatiquement

Une fois le formulaire transmis, ces organismes reçoivent la date du décès sans aucune autre démarche de votre part :

• Régie de l'assurance maladie du Québec (RAMQ) : annulation de la carte d'assurance maladie et du régime public d'assurance médicaments
• Retraite Québec : signalement du dossier du RRQ et des régimes de retraite du secteur public (RREGOP, RRPE)
• Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) : arrêt des versements d'aide sociale et de solidarité sociale
• Revenu Québec : signalement du dossier fiscal provincial
• Agence du revenu du Canada : signalement du dossier fiscal fédéral
• Service Canada : mise à jour du Registre d'assurance sociale

Avisés seulement si la case est cochée

Ces organismes figurent au formulaire comme avis facultatifs, transmis selon les réponses du déclarant. Votre directeur funéraire devrait vous demander si chacun s'applique. Dans le doute, répondez oui : cocher une case qui ne s'applique pas ne cause aucun préjudice.

• Société de l'assurance automobile du Québec (SAAQ) : permis de conduire et immatriculation
• Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) : réclamations pour lésion professionnelle en cours
• Contrôleur des armes à feu du Québec : permis d'armes à feu
• Régie du bâtiment du Québec : licences d'entrepreneur
• Régime québécois d'assurance parentale (par le MESS) : dossier de prestations en cours
• Ministère de la Santé et des Services sociaux : dossiers de santé et de services sociaux
• Ministère de la Sécurité publique : selon le cas
• Services aux Autochtones Canada : inscription au registre

Jamais avisés par le formulaire

Ceux-là ne sont jamais couverts. C'est le liquidateur qui s'en occupe directement :

• Curateur public du Québec, s'il y avait un mandat de protection, une tutelle, ou si plus de 40 000 $ reviennent à une personne de moins de 18 ans
• Régimes de retraite d'employeurs privés, soit la plupart des régimes hors secteur public
• Banques, caisses, émetteurs de cartes de crédit
• Services publics, taxes municipales, syndicat de copropriété, propriétaire
• Compagnies d'assurance vie

Pour une vue d'ensemble des premiers jours, notre chronologie complète de ce qui se passe après un décès au Québec couvre tout le premier mois, pas seulement les appels au gouvernement.

RAMQ : faire annuler la carte d'assurance maladie

Téléphone : 1 800 561-9749 · Automatique par le formulaire : oui, pour les décès survenus au Québec

Si le décès est survenu au Québec et que le formulaire a été rempli, la RAMQ est déjà avisée. Remettez la carte à votre directeur funéraire, qui la détruira avec le reste des documents. Quand la RAMQ annule la carte d'assurance maladie, le régime public d'assurance médicaments prend fin en même temps.

Si le décès est survenu à l'extérieur du Québec, en voyage par exemple, le formulaire ne se rend pas à la RAMQ de la même façon. Appelez alors au 1 800 561-9749 pour déclarer le décès, puis détruisez la carte vous-même ou remettez-la à un directeur funéraire au Québec.

Ce qui arrive si vous sautez cette étape : une carte d'assurance maladie encore active représente un risque de fraude. La plupart des familles l'ont fait annuler dans le mois sans même savoir que le directeur funéraire s'en était chargé. Mais si vous organisez les choses vous-même ou depuis l'extérieur du Québec, la démarche vous revient.

Retraite Québec : rentes du RRQ, prestation de décès de 2 500 $ et rentes de survivant

C'est ici que le formulaire ne suffit plus. Retraite Québec gère trois choses distinctes, et une seule est couverte automatiquement.

Faire cesser les versements de rente du RRQ

Téléphone : 1 800 463-5185 · Automatique par le formulaire : oui en théorie, mais appelez quand même

Voici la nuance que personne n'explique clairement : si votre parent recevait une rente de retraite ou une rente d'invalidité du RRQ, Retraite Québec finira par être avisé par le formulaire. Mais « finir par » n'est pas la même chose que « avant le prochain versement ». Retraite Québec recommande d'appeler directement, le plus tôt possible, si des rentes étaient versées.

Pourquoi ? Parce que tout versement reçu après le mois du décès doit être remboursé. Un liquidateur qui ne fait pas l'appel peut se retrouver à faire un chèque au gouvernement trois mois plus tard. C'est une mauvaise surprise parfaitement évitable.

Demander la prestation de décès de 2 500 $ du RRQ

Formulaire : B-042, Demande de prestation de décès · Délai : 60 jours pour la priorité au payeur des funérailles

La prestation de décès de 2 500 $ du RRQ est un montant forfaitaire qui aide à absorber les frais funéraires, mais elle ne s'obtient pas automatiquement. Il faut la demander avec le formulaire B-042. Pendant les 60 premiers jours suivant la date du décès, la personne qui a payé les funérailles est prioritaire. Passé ce délai, la prestation va à la succession ou aux héritiers, selon la situation.

Concrètement, le liquidateur a intérêt à déposer la demande rapidement, à conserver la facture des funérailles comme preuve de paiement et à envoyer le tout ensemble. Notre analyse complète des prestations de décès du RRQ et du RPC explique ce qui est accepté comme preuve de paiement et comment le versement arrive.

Rentes de conjoint survivant et d'orphelin

Si la personne décédée laisse un conjoint survivant, des enfants à charge, ou les deux, des rentes mensuelles peuvent être versées. Elles font aussi l'objet d'une demande distincte. Elles ne passent pas par le formulaire, et elles ne s'appliquent pas à toutes les familles, mais un seul appel à Retraite Québec suffit pour savoir si cela vaut la peine dans votre cas.

Revenu Québec : vous inscrire comme liquidateur

Téléphone : 1 800 267-6299 · En ligne : Mon dossier, section liquidateur · Formulaire : MR-14.A

Le formulaire signale le dossier fiscal. C'est la première étape. Mais comme liquidateur, vous devez aussi :

1. Informer Revenu Québec que vous êtes le liquidateur. Sans cela, Revenu Québec ne peut pas vous transmettre la correspondance dont vous aurez besoin, y compris les renseignements nécessaires pour produire la dernière déclaration de revenus.
2. Produire la dernière déclaration de revenus provinciale (TP-1). Elle couvre les revenus du 1er janvier jusqu'à la date du décès.
3. Demander l'autorisation de distribuer les biens. C'est l'équivalent québécois du certificat de décharge fiscale. Revenu Québec confirme qu'il ne reste aucun impôt impayé avant que vous partagiez la succession.

Ce qui arrive si vous sautez l'autorisation de distribuer les biens : si vous partagez la succession entre les héritiers et qu'il restait des impôts impayés, le liquidateur peut être tenu personnellement responsable du manque à gagner. C'est l'étape la plus coûteuse à oublier. Les familles qui confient la succession à un notaire paient, en bonne partie, pour éviter exactement ce scénario.

Faites la même démarche au fédéral auprès de l'Agence du revenu du Canada, avec le certificat de décharge. Ni l'un ni l'autre n'est urgent le premier mois, puisqu'ils viennent après les dernières déclarations de revenus. Mais aucun des deux n'est facultatif avant le partage final.

SAAQ : annuler le permis de conduire et l'immatriculation

Téléphone : 1 800 361-7620 · Automatique par le formulaire : seulement si la case est cochée

La SAAQ est celle que les familles oublient le plus souvent. C'est une case à cocher sur le formulaire : si vous ou le directeur funéraire l'avez cochée, l'annulation suit son cours. Si vous n'en êtes pas certain, présumez que non et annulez le permis vous-même. Un avis en double ne pose aucun problème.

Pour annuler le permis :

• Par la poste : remplissez les sections 1, 3 et 4 du formulaire d'annulation du permis de conduire. Joignez une copie de l'attestation du Directeur de l'état civil ou un autre document attestant le décès. Postez le tout à : Société de l'assurance automobile du Québec, Case postale 19600, succursale Terminus, Québec (Québec) G1K 8J6.
• En personne : présentez-vous à un point de service de la SAAQ avec la preuve originale du décès et le permis. Un remboursement partiel des droits peut s'appliquer s'il reste des mois au permis.

Pour l'immatriculation, le liquidateur transférera le véhicule à un nouveau propriétaire, souvent un héritier, ou annulera l'immatriculation. La SAAQ peut vous guider pour les deux pendant le même appel.

Ce qui arrive si vous sautez cette étape : comme pour la carte d'assurance maladie, un permis de conduire encore actif représente un risque de fraude. Le délai pour réclamer le remboursement des droits inutilisés finit aussi par expirer. Ce n'est pas une grosse somme, mais elle est à vous.

Comment aviser l'ARC d'un décès, et ce que Service Canada attend

Réponse courte : vous n'avez généralement pas à aviser l'ARC vous-même. Si le décès a été inscrit au registre de l'état civil du Québec et que le formulaire de transmission simplifiée a été rempli, le Directeur de l'état civil communique la date du décès à l'Agence du revenu du Canada et à Service Canada. C'est la question que les familles posent le plus souvent au sujet du fédéral, et pour la majorité des familles québécoises, c'est déjà réglé.

Ce qui ne se règle pas tout seul, c'est votre droit d'agir. Être avisé du décès et vous reconnaître comme représentant légal sont deux choses différentes à l'ARC, et seule la première se fait automatiquement.

Agence du revenu du Canada

Téléphone : 1-800-959-8281 · Formulaire : RC4111 (seulement si le décès n'a pas été inscrit au Québec)

Comme l'ARC reçoit la date du décès du Directeur de l'état civil, vous n'avez habituellement pas à produire le RC4111 vous-même. Il sert dans deux cas : un décès survenu et inscrit à l'extérieur du Québec, ou un dossier que l'ARC n'a jamais signalé quand vous faites la vérification.

Ce que vous devez faire, comme représentant légal :

1. Vous faire autoriser dans Mon dossier de l'ARC, ou en transmettant la preuve de votre désignation comme liquidateur, pour avoir accès aux renseignements fiscaux et pouvoir parler du dossier avec un agent.
2. Produire la dernière déclaration fédérale (T1), du 1er janvier à la date du décès.
3. Demander le certificat de décharge fédéral avant de partager la succession. C'est le pendant fédéral de l'autorisation de distribuer les biens de Revenu Québec.

Si le conjoint survivant recevait des prestations comme l'Allocation canadienne pour enfants ou le crédit pour la TPS/TVH, elles seront recalculées une fois la date du décès traitée. Le nouveau calcul donne souvent un montant plus élevé : plus vite c'est fait, plus vite le conjoint survivant en profite.

Service Canada : RPC, SV, NAS et assurance-emploi

Téléphone : 1-800-277-9914

Le Registre d'assurance sociale est mis à jour automatiquement : le NAS n'a pas à être annulé. Ce qu'il faut vérifier, c'est si la personne décédée recevait le RPC ou la Sécurité de la vieillesse. Les rentes fédérales suivent la même règle du mois du décès que le RRQ : tout ce qui est versé après ce mois-là doit être remboursé.

Si vous avez besoin du NAS pour ces démarches et ne le trouvez pas, voici comment trouver le NAS d'une personne décédée, y compris la façon dont le liquidateur peut le demander à Service Canada.

Si la personne n'a cotisé qu'au RRQ, sans jamais avoir travaillé hors du Québec, le volet RPC ne s'applique généralement pas. Si elle a travaillé dans une autre province à un moment de sa carrière, il peut y avoir des prestations du RPC à faire cesser, et possiblement une prestation de décès fédérale à demander, distincte de celle du RRQ.

Pour une vue complète du fédéral, la page Aviser de la mort d'une personne de Canada.ca est la référence officielle.

Autres avis à faire au Québec, selon la situation

Toutes les familles n'auront pas à s'en occuper, mais parcourez la liste au cas où l'une s'appliquerait.

• Curateur public du Québec : requis s'il y avait un mandat de protection, une tutelle, ou si plus de 40 000 $ reviennent à une personne de moins de 18 ans
• CNESST : s'il y avait une réclamation pour lésion professionnelle en cours, elle peut se poursuivre au bénéfice des survivants
• Contrôleur des armes à feu (Sûreté du Québec) : si la personne possédait des armes à feu enregistrées, le permis doit être remis ou transféré
• Ministère de l'Enseignement supérieur : les dettes d'études en cours sont éteintes sur preuve du décès, elles ne se transmettent pas à la succession
• Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale : l'aide sociale cesse par le formulaire, mais les programmes destinés aux survivants, comme les prestations spéciales pour frais funéraires si la personne était à faible revenu, ont leur propre démarche

Ce qui arrive si vous manquez un avis

La plupart de ces situations se corrigent. Quelques-unes coûtent cher à corriger. Le résumé des risques :

• Trop-perçus de rente : les versements du RRQ, du RPC et de la SV reçus après le mois du décès doivent être remboursés. Plus l'avis tarde, plus le montant à rembourser grossit.
• Prestations non réclamées : la prestation de décès de 2 500 $ échappe au payeur des funérailles s'il laisse passer le délai de priorité de 60 jours. Les rentes de survivant commencent à la date de la demande, pas à la date du décès : chaque mois d'attente est un mois perdu.
• Risque de fraude : une carte d'assurance maladie ou un permis de conduire encore actifs au nom de la personne décédée peuvent être utilisés à mauvais escient. C'est rare, mais ça arrive.
• Responsabilité personnelle du liquidateur : partager la succession avant d'avoir reçu l'autorisation de Revenu Québec et le certificat de décharge de l'ARC est la seule erreur qui peut vraiment coûter de l'argent au liquidateur. Ne précipitez pas cette étape.

Deux appels dans la première semaine, Retraite Québec et la SAAQ au besoin, puis quelques-uns dans le premier mois, l'inscription du liquidateur à Revenu Québec et l'autorisation à l'ARC, couvrent l'essentiel. Le reste suit.

Si vous gérez tout cela depuis l'extérieur du Québec

Environ une succession québécoise sur cinq est coordonnée par un enfant adulte qui vit ailleurs : en Ontario, en Colombie-Britannique, aux États-Unis. Tous les organismes de cette liste prennent les appels de l'extérieur du Québec, et tous les formulaires acceptent une signature envoyée par la poste.

Quelques précisions :

• RAMQ : si le décès est survenu à l'extérieur du Québec, il faudra appeler directement. Sinon, le directeur funéraire s'en occupe.
• SAAQ : le formulaire postal fonctionne de partout au Canada. Gardez une copie de l'attestation de décès, vous la réutiliserez.
• Revenu Québec et ARC : les deux ont un portail en ligne, Mon dossier, qui permet de s'inscrire comme liquidateur et de gérer les dossiers fiscaux depuis une autre province.
• Le directeur funéraire : un fournisseur de crémation au Québec peut préparer le formulaire avec vous pendant la rencontre d'arrangements, même si vous n'êtes pas encore arrivé. Si vous organisez à distance avec Cleo, notre équipe vous guide au téléphone et s'occupe des documents du salon funéraire avant votre arrivée. Notre guide complet pour organiser une crémation à distance explique comment se déroule ce premier appel.

Notre guide pratique pour gérer la succession depuis une autre province couvre la coordination plus large : les banques, l'immobilier et les déclarations de revenus dans plus d'une province.

Les avis qui ont l'air gouvernementaux, mais qui ne le sont pas

Une fois les organismes ci-dessus réglés, il vous reste une poignée d'avis à faire au secteur privé. Un survol, pas un dossier complet :

• Banques, caisses, émetteurs de cartes de crédit (chacun exige son propre certificat ou son attestation de décès)
• Services publics, taxes municipales, syndicat de copropriété ou propriétaire
• Régimes de retraite d'employeurs privés (tout ce qui est hors des régimes publics gérés par Retraite Québec)
• Compagnies d'assurance vie : c'est souvent par là que les survivants veulent commencer, puisqu'une indemnité peut aider à payer les frais funéraires et les dépenses de la succession
• Abonnements, adhésions et tout prélèvement automatique qui continuerait autrement d'être facturé

Chacun demande en général le même document : l'attestation de décès délivrée par le directeur funéraire, ou un certificat de décès officiel du Directeur de l'état civil. Commandez quelques attestations par l'entremise de votre directeur funéraire, trois à cinq suffisent à la plupart des familles, et vous éviterez une deuxième ronde de démarches. Notre liste de vérification des documents de crémation au Québec précise quels documents le directeur funéraire produit et à quoi chacun sert.

Résumé imprimable de la liste

Si vous préférez ne pas suivre tout cela seul, notre équipe accompagne les familles pendant des mois après la crémation, justement pour passer à travers cette liste. Vous pouvez nous joindre en tout temps au (438) 817-1770.

Quand la liste reste trop lourde

Rien de tout cela ne rend le deuil plus léger. La paperasse n'est qu'une couche de plus par-dessus. Si vous regardez cette liste en vous demandant comment vous allez y arriver avant lundi : vous n'avez pas à le faire. L'essentiel se règle dans le premier mois, pas dans la première semaine.

Ce que Cleo peut prendre en charge, c'est la partie qui se passe au salon funéraire. Quand une famille organise une crémation directe avec nous, nous remplissons ensemble le formulaire de transmission simplifiée pendant la rencontre d'arrangements, ce qui règle d'un coup la plupart des avis provinciaux et fédéraux. Et nous restons présents ensuite : des mois plus tard, c'est encore nous qui aidons les familles à retrouver un B-042 jamais transmis ou une autorisation qui traîne. Notre équipe répond au téléphone 24 h sur 24, 7 jours sur 7, au (438) 817-1770, y compris pour les familles qui appellent de l'extérieur du Québec. Le service de crémation directe de Cleo est à prix fixe et tout compris, et le prix annoncé est le prix payé.

Appelez à tout moment, jour ou nuit.

(438) 817-1770