Quatre documents sont légalement requis avant qu'une crémation puisse avoir lieu en Ontario. Votre fournisseur de services funéraires en dépose la plupart. Votre rôle est plus petit qu'il n'y paraît.
Ce guide vous explique chaque document de crémation en Ontario en termes simples — ce que fait chaque document, qui le remplit, ce que votre fournisseur de services funéraires gère, et la courte liste de choses que vous seul pouvez faire. Si vous organisez cela depuis une autre province ou si vous travaillez à travers un classeur de formulaires que l'hôpital vient de vous donner, ceci est la carte.
Les quatre documents requis avant qu'une crémation puisse avoir lieu en Ontario
La loi ontarienne exige quatre documents avant qu'une crémation puisse avoir lieu. Chacun a un auteur et un but différents, et ils sont déposés dans un ordre spécifique.
Voici ce que fait chaque document, en termes simples.
Certificat médical de décès
Le certificat médical de décès indique la cause et l'heure du décès. Il est rempli par le médecin traitant, l'infirmière praticienne, l'infirmière autorisée, le coroner ou l'enquêteur du coroner, et c'est le document qui accompagne votre proche lorsqu'il quitte l'hôpital, la maison de soins de longue durée ou la résidence privée.
Vous ne remplissez pas celui-ci. Le professionnel de la santé le fait, et le fournisseur de services funéraires le reçoit.
Déclaration de décès
La déclaration de décès est la contribution de la famille. C'est un formulaire qui recueille des informations personnelles sur votre proche : nom légal complet, date et lieu de naissance, état civil, noms des parents, profession et lieu de décès.
Le directeur de funérailles et un membre de la famille (appelé l'« informateur ») le remplissent ensemble. L'informateur est généralement le conjoint, un enfant adulte ou un autre parent proche. Si vous êtes un exécuteur testamentaire gérant les choses depuis une autre province, c'est l'un des formulaires dont vous voudrez vous renseigner tôt. Le directeur de funérailles peut généralement vous guider par téléphone ou par courriel. Pour la logistique plus large, notre guide sur la gestion des affaires financières après un décès depuis une autre province couvre ce qui suit.
Permis d'inhumation
Le permis d'inhumation est délivré par le bureau du greffier municipal au moment où le décès est enregistré, et malgré son nom, il est requis pour la crémation aussi. Pas de permis d'inhumation, pas de crémation. Votre fournisseur de services funéraires soumet le certificat médical de décès et la déclaration de décès au greffier local, et le permis est délivré en retour.
Certificat de crémation
Le certificat de crémation est celui qui est spécifique à la crémation. Il doit être délivré par un coroner, qui examine le décès pour confirmer qu'il n'y a aucune raison de retarder la crémation (par exemple, si une enquête supplémentaire est nécessaire). Depuis octobre 2016, les fournisseurs de services ont demandé ce certificat en ligne, ce qui a considérablement raccourci le délai.
Le certificat de crémation est ce qui rend la crémation légale. Il est également important plus tard : si vous transportez des cendres par la poste, par avion ou à travers une frontière, c'est le document qui les accompagne. Pour un aperçu plus détaillé de ce que contient ce document et pourquoi il est important, consultez notre guide sur ce que contient un certificat de crémation et pourquoi il est important.
Enregistrement du décès en Ontario
L'enregistrement du décès en Ontario se fait au bureau du greffier municipal de la ville ou du village où le décès est survenu. Pas à Service Ontario, pas à un hôpital, pas à un bureau provincial.
Le directeur de funérailles soumet le certificat médical de décès et la déclaration de décès au greffier. Le greffier enregistre le décès et délivre le permis d'inhumation. Cela se fait généralement dans les quelques jours ouvrables suivant la réception des documents complets.
Une fois le décès enregistré, vous pouvez faire une demande auprès de Service Ontario pour un certificat de décès officiel, mais nous y reviendrons dans un instant.
Ce que votre fournisseur de services funéraires gère
C'est la partie que la plupart des familles ne réalisent pas avant d'être assises à une table de cuisine avec une pile de formulaires. Un fournisseur de crémation réputé en Ontario s'occupe de la majorité des formalités administratives pour vous.
Plus précisément, votre fournisseur va :
- Coordonner avec le médecin traitant ou le coroner pour recevoir le certificat médical de décès
- S'asseoir avec vous (en personne, par téléphone ou par vidéo) pour remplir la déclaration de décès
- Soumettre les deux formulaires au bureau du greffier municipal pour enregistrer le décès et obtenir le permis d'inhumation
- Faire une demande en ligne au bureau du coroner pour le certificat de crémation
- Coordonner la crémation une fois les quatre documents en main
- Vous fournir une lettre de "preuve de décès" que vous pouvez utiliser immédiatement pour les banques, les assurances et les employeurs pendant que le certificat officiel de Service Ontario est en cours de traitement
Chez Cleo, tout cela est inclus dans le prix fixe, tout compris. Il n'y a pas de frais de dépôt séparés, pas de surtaxe pour la demande de certificat de crémation, pas de coût supplémentaire si le décès doit être enregistré dans une autre municipalité que prévu. Voyez ce qui est inclus dans notre service de crémation.
Documents que vous devez rassembler
Le processus de documentation pour la crémation en Ontario nécessite certaines informations que vous seul pouvez fournir. Avoir ceux-ci en un seul endroit avant le premier appel téléphonique évite beaucoup d'allers-retours.
Vous voudrez rassembler :
- Pièce d'identité émise par le gouvernement pour votre proche: permis de conduire, passeport ou carte-photo de l'Ontario
- Carte de santé (OHIP): doit être retournée, et le numéro est requis pour les documents
- Numéro d'assurance sociale (NAS): pour les demandes de prestations et le travail de succession
- Testament ou preuve d'autorité: si vous êtes l'exécuteur, on pourrait vous demander de montrer une pièce d'identité et la section pertinente du testament ou une ordonnance du tribunal
- Certificat de mariage ou preuve de relation: si vous êtes un conjoint, un partenaire de fait ou un frère ou une sœur qui fait les arrangements
- Informations pour la Déclaration de décès: le lieu de naissance de votre proche, les noms complets des parents (y compris le nom de jeune fille de la mère) et la profession
Si certaines de ces informations ne sont pas facilement disponibles, ne paniquez pas. La Déclaration de décès peut être complétée avec les informations que vous avez; les champs manquants peuvent parfois être modifiés plus tard.
Quand le coroner est impliqué
Dans la plupart des décès en Ontario, un coroner n'est pas directement impliqué au-delà de la signature du Certificat de crémation. Mais certaines situations déclenchent une enquête complète du coroner, ce qui affecte le délai.
Cas qui déclenchent une référence au coroner
Selon la Loi sur les coroners de l'Ontario, un coroner est avisé lorsqu'un décès est soudain, inattendu ou survient dans des circonstances spécifiques. Cela inclut les accidents, les suicides présumés, les décès lors de procédures médicales, les décès dans les établissements de soins de longue durée ou les institutions correctionnelles, et tout cas où la cause du décès n'est pas immédiatement claire.
L'hôpital ou le médecin traitant prend généralement cette décision. Vous n'avez rien à faire pour l'initier.
Comment cela affecte votre délai
Une enquête du coroner peut ajouter de 24 heures à plusieurs jours au délai avant que la crémation puisse être autorisée. Dans certains cas, une autopsie est nécessaire, ce qui prolonge encore le processus. Pour un aperçu complet de la durée de la crémation du début à la fin, y compris les délais typiques avec et sans référence au coroner, notre guide vous accompagne à chaque étape.
C'est l'une des périodes d'attente les plus douloureuses pour les familles, surtout si vous avez voyagé d'une autre ville ou province en vous attendant à ce que les choses avancent rapidement. Un bon prestataire vous tiendra informé en temps réel et commencera à rassembler les documents en parallèle, afin que dès que le Certificat de crémation est approuvé, la crémation puisse avoir lieu.
Ce que cela ne change pas
Une enquête du coroner ne signifie pas que quelque chose a mal tourné. C'est un processus légal de routine qui confirme la cause du décès. Les souhaits de votre proche concernant la crémation sont toujours respectés. Le coût de votre service de crémation ne change pas. Et une fois que le coroner a approuvé le décès, le reste des documents suit le même chemin qu'il aurait autrement.
Commander des certificats de décès officiels auprès de Service Ontario
Une fois le décès enregistré, vous pouvez commander le certificat de décès officiel de l'Ontario par l'intermédiaire de Service Ontario. C'est le document que les banques, assureurs, administrateurs de pensions et avocats demanderont éventuellement.
Deux choses à savoir :
Il y a une différence entre une lettre de "preuve de décès" et le certificat de décès officiel. Votre fournisseur de services funéraires peut émettre une lettre de preuve de décès immédiatement après la crémation. Elle est acceptée par la plupart des banques et assureurs pour les travaux de succession en début de processus, y compris la fermeture de comptes, le gel des actifs et le dépôt des réclamations initiales. Le certificat officiel de Service Ontario prend plus de temps à arriver mais est requis pour certains avantages fédéraux, les transferts immobiliers et les questions de succession importantes.
Commandez plus d'une copie. La plupart des familles ont besoin de trois à cinq copies certifiées pour le règlement de la succession. Chaque institution souhaite généralement son propre original, pas une photocopie. Les commander toutes en même temps est plus rapide et moins cher que de revenir plus tard.
Pour un guide étape par étape, consultez notre guide sur comment commander un certificat de décès officiel de l'Ontario.
Transport des cendres : règles de l'Ontario et fédérales
Une fois la crémation terminée et le Certificat de crémation en main, vous pouvez transporter les cendres au Canada ou à l'international. Les règles sont principalement fédérales, mais il y a des choses pratiques à savoir.
En voiture en Ontario ou vers une autre province : Aucun permis nécessaire. Gardez le Certificat de crémation avec l'urne au cas où quelqu'un demanderait. Si vous êtes encore en train de décider quoi faire des cendres au-delà du transport, consultez les options que les familles considèrent après la crémation.
Par Postes Canada : Les restes incinérés peuvent être envoyés par la poste au Canada et vers la plupart des destinations internationales. Les cendres doivent être dans un contenant intérieur scellé, placé à l'intérieur d'un contenant extérieur à l'épreuve du tamisage, avec une copie du Certificat de crémation dans une enveloppe en plastique attachée au-dessus du colis.
Par avion au Canada : La plupart des compagnies aériennes permettent les restes incinérés dans les bagages à main ou enregistrés. Le contenant doit être visible aux rayons X (évitez les urnes en métal solide pour les bagages à main). Emportez le Certificat de crémation et une copie de la Déclaration de décès.
À travers la frontière américaine ou à l'international : Chaque pays de destination a ses propres règles. Certains exigent un certificat de décès traduit, une apostille ou un permis d'importation. Vérifiez toujours auprès du consulat du pays de destination au moins deux semaines avant de voyager.
Si vous dispersez les cendres en Ontario, les règles sont étonnamment souples. Les terres de la Couronne, les Grands Lacs et la plupart des parcs provinciaux permettent la dispersion sans permis. Pour le guide complet, consultez la dispersion des cendres en Ontario.
La liste de vérification légale complète
Voici votre liste complète de documents pour la crémation en Ontario en un seul endroit. Imprimez-la, sauvegardez-la ou envoyez-la à un frère ou une sœur qui aide avec les arrangements.
Documents que votre fournisseur de services funéraires dépose :
- Certificat médical de décès (rempli par un médecin/infirmière/coroner, reçu par le fournisseur)
- Déclaration de décès (remplie conjointement avec vous)
- Permis d'inhumation (émis par le bureau du greffier municipal)
- Certificat de crémation (émis par un coroner, demandé en ligne par votre fournisseur)
Documents et informations que vous fournissez :
- Carte d'identité émise par le gouvernement pour votre proche
- Carte RAMQ
- Numéro d'assurance sociale
- Testament ou preuve d'autorité (si exécuteur testamentaire)
- Informations personnelles nécessaires pour la Déclaration de décès
Documents que vous commandez vous-même, après l'enregistrement du décès :
- Certificats de décès officiels de Service Ontario (commandez-en trois à cinq copies)
Documents que vous conservez pour plus tard :
- Certificat de crémation (nécessaire pour transporter les cendres par courrier, par avion ou à travers les frontières)
- Lettre de preuve de décès de votre fournisseur de services funéraires (pour les premières démarches de succession)
Comment Cleo gère les documents de crémation en Ontario
Les documents de crémation en Ontario semblent être la partie la plus difficile de tout cela. En pratique, il s'agit principalement d'attendre et de signer — votre fournisseur s'occupe des dépôts.
Chez Cleo, nous nous occupons des quatre dépôts requis, de l'enregistrement auprès du greffier municipal et de la demande en ligne du Certificat de crémation dans le cadre de notre prix fixe tout compris. Il n'y a pas de frais de documents séparés, pas de frais surprises si le décès doit être enregistré dans une autre municipalité, et pas de coût supplémentaire si le décès est référé à un coroner.
Pour les familles organisant depuis l'extérieur de la province, nous gérons l'ensemble du processus par téléphone, courriel et signature numérique. Vous n'avez pas besoin de vous déplacer pour signer quoi que ce soit. Lorsque la crémation est terminée, nous livrons les cendres et un dossier contenant tous les documents dont vous aurez besoin. Cela inclut la lettre de preuve de décès, le Certificat de crémation et des instructions claires pour commander vos certificats de décès officiels de Service Ontario.
Pour en savoir plus sur la gestion des arrangements à distance, consultez notre guide de crémation à distance pour les familles hors de la ville.
Résumé : Aperçu des documents de crémation en Ontario
La liste des documents semble longue. Votre tâche réelle est courte : fournir les informations dont votre fournisseur de services funéraires a besoin, signer ce qui doit être signé et commander vos certificats de décès de Service Ontario le moment venu. Tout le reste est pris en charge pour vous.
Si vous venez de subir une perte et que vous ne savez pas par où commencer, le guide du gouvernement de l'Ontario sur ce qu'il faut faire lorsqu'une personne décède est un aperçu utile, et notre guide étape par étape pour les familles en Ontario décrit en détail les 72 premières heures.
Lorsque vous êtes prêt à parler à quelqu'un, nous sommes là. Un seul appel suffit, jour ou nuit.
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